Medewerkersevent met legacy (2024)

Identieke opzet

Uiteindelijk kwam er een plan op tafel voor achttien bijeenkomsten op negen verschillende locaties tussen medio november en medio december. "In elk district organiseerden we een ochtend- en een middagprogramma met identieke opzet en insteek", vertelt Myrthe Strijker. "Ook werkten we met een vaste dagvoorzitter, dj en ontvangstduo in een passende outfit in de vorm van een groot hart. De bijeenkomsten begonnen met een plenair gedeelte waarbij de drie directieleden door middel van storytelling hun missie en visie deelden over handelen met het hart op de juiste plaats. Daarna kregen steeds twee mensen uit de organisatie uit dat betreffendedistrict de gelegenheid om hun eigen verhaal te delen. Zij vertelden hoe zij hun werkzaamheden net even anders hadden uitgevoerd. Daarna namen de deelnemers aan ronde tafels plaats waarbij zij het gesprek aangingen over verschillende thema's. Hun bevindingen en de dingen die zij aan de directie wilden meegeven en wat zij nodig hebben om hun werk goed uit te kunnen voeren, schreven ze op grote harten die aan het einde van elke sessie aan de direc-tieleden werden overhandigd."

Drumworkshop

Elke bijeenkomst werd afgesloten met een drumworkshop waarbij mensen met elkaar muziek gingen maken door op plastic emmers te trommelen. Monique: "De workshop werd steeds ingeleid met een filmpje over een jongetje dat op school niet stil kan zitten en in de klas voortdurend met zijn vingers zit te tikken. De leraar geeft hem twee drumstokjes en zegt tegen het jongetje dat hij op drumles moet gaan. Uiteindelijk wordt het jongetje een bekende drummer. De boodschap achter het filmpje is dat wanneer je elkaar ziet ennaar elkaar luistert, je ook wat voor elkaar kunt betekenen." "De drumworkshops waren een ludieke manier om de bijeenkomst te beëindigen", voegt Myrthe toe. "Mensen gingen vol energie de zaal uit."

Ondanks het feit dat de opzet bij elk event hetzelfde was, had het organisatieproces wel de nodige voeten in aarde. Monique: "Je plant als eventbureau een brainstormsessie in met de communicatie-adviseur of de projectmanager en het beste idee wordt aan de directie voorgesteld. Maarsoms laat een akkoord wat langer op zich wachten, waardoor je korter de tijd hebt om alles te regelen. Uiteindelijk konden we pas eind augustus aan de slag." "De grootste uitdaging zat hem in het vinden van geschikte locaties", vertelt Myrthe. "We gingen in september op zoek en bezochten onder andere locaties in Groningen, Rotterdam en Twente. Locaties vielen af vanwege boekingen, de agenda's van de drie directieleden, maar ook omdat deze tijdens een inspectie ter plekke niet geschikt bleken." Monique: "De locaties moesten bovendien in de juiste look and feel worden aangekleed. We hadden een podium nodig, maar ook ruimte om voldoende ronde tafels met elk tien stoelen kwijt te kunnen. De grootste opstelling was voor 500 personen."

Myrthe: "Omdat we tussen de ochtend- en middagbijeenkomst tijd nodig hadden om alle emmers, stokken, hartjes en post-its te verzamelen, konden we geen afsluiting bieden. In plaats daarvan kregen de deelnemers na afloop een lunchpakket-to-go of een borrelpakket-to-go mee. We merkten dat er per regio verschillen waren in het aanbod. Ook daar moesten we één lijn in proberen te trekken."

Uiteindelijk sloot het team van Niquell een drukke periode van vier weken naar tevredenheid af. Monique: "De opdrachtgever kijkt heel tevreden terug op het event en de opbrengst. In plaats van hun boodschap te zenden, konden de directieleden het gesprek aangaan met de uitvoerende medewerkers. De medewerkers voelden zich op hun beurt gehoord en geholpen." Myrthe: "Het mooie is dat de directieleden de uitkomsten van deze bijeenkomsten als uitgangspunt blijven nemen. Ook worden de harten in diverse communicatieacties uitgelicht. Op die manier wordt de boodschap levend gehouden."

Monique: "Met het medewerkersevent is een cultuurveranderingstraject ingezet. De directie wil blijven voortborduren op het thema en de uitkomsten, waarbij elk event een doorkijk is naar het volgende event. Wij zijn als eventbureau erg blij dat deze opdrachtgever zo goed door heeft hoe je events strategisch en effectief in kunt zetten. Want alleen dan kun je samen met de mensen vanuit de organisatie events met impact organiseren."

NB: Het auteursrecht op de content op deze website en in de (online) magazines wordt door de uitgeverij voorbehouden.

Auteur: Sofie Fest

Tags: Niquell medewerkersevent event uitgelicht eventorganisatie